След като вашата система за управление е внедрена, извършили сте вътрешен одит и преглед от ръководството, следва тя да бъде сертифицирана от акредитиран сертификационен орган.
Нашата работа е да ви консултираме, помагаме и да работим заедно, за да разберете какво се изисква и какво е необходимо, за да достигне системата за управление изискващото се ниво за успешна сертификация.
01
Заявка за сертифициране
02
Преглед на договора и плана
03
Преглед на документацията (Етап 1)
04
Одит по същество на място (Етап 2)
05
Преглед и верификация
06
Решение за сертифициране (валидно 3 г.)
07
Повторен одит (втора и трета година след сертификация)
08
Подновяване на сертификацията (ре-сертификация)
Първата стъпка е подаване на заявка за сертифициране, на чиято база ще получите предложение за договор и ценови условия от избрания сертификационен орган. След потвърждение от ваша страна, се задейства и самият процес.
Процесът по ISO сертификация може да варира в зависимост от схемата, но най-общо системите за управление следват 2 етапа като полученият сертификат е с валидност от 3 години преди подновяването му.
С него стартира процеса по ISO сертификация като сертифициращият орган преглежда структурата на вашата система за управление чрез наличната документация. Обикновено се провежда на място и се използва също за подготовка и планиране за Одит на Етап 2, като се дава възможност на одитора да обходи мястото и да оцени всякакви особени обстоятелства, които могат да окажат влияние върху одита.
На този етап Одиторът може да посочи несъответствия, които трябва да се отстранят до Одит на Етап 2 и дори може да препоръча отлагане на датата за него, ако прецени, че системата за управление няма готовност за явяване на Одит Етап 2.
Одит на Етап 2 покрива всички аспекти на системата за управление, включително преглед и оценка на записи, за да се получат обективни доказателства, че системата работи ефективно. Поради тази причина трябва да има минимум 3 месеца записи и доказателства, които одиторите да прегледат.
Одитът на етап 2 отново ще се проведе на място и ще трябва да включва всички бизнес сфери и локации, посочени във вашата декларация за обхвата на сертифициране.
Този етап обикновено е по-дълъг от етап 1.
Има няколко категории констатации на одита на етап 2, най-сериозната от които е, критично несъответствие, което може да забави сертифицирането.
След одита Органът взема решение за сертификация и съответно издава сертификат. За периода на неговата валидност, сертифициращият орган проверява как поддържате и актуализирате своята система за управление чрез т.нар. надзорни одити.
Програмата за надзорни одити обикновено се създава в края на Одит на етап 2.
Интервалите могат да варират в зависимост от сложността на вашата система за управление и вашите предпочитания, но обикновено се случват или годишно, или 6-месечно. Одитите за наблюдение се планират предварително, така че няма непланирани проверки на място или изненадващи посещения.
На практика тези одити приемат подобна форма на одитите от етап 2 по-горе, но те ще се фокусират върху по-малки раздели на системата за управление при всяко посещение.
Сертификационният орган ще ви информира кога предстои подписването на договор за нов тригодишен период, така че да не се получава прекъсване във валидността на сертификата.
Внедряването на системи за управление и получаването на ISO сертификация е важно начинание и нашите консултанти разбират, че всяка организация е различна.
В SUIS имаме изпитан и тестван подход за внедряване на ISO, основан на нашия опит да помагаме на всички видове и размери организации да постигнат ISO сертифициране.
Нашият процес следва 5 стъпки като екипът ни ще ви води през всяка стъпка от пътя.
Първата стъпка във всяко внедряване на ISO е да се определи обхватът на системата за управление, който трябва да включва:
Ще ви помогнем да вземете решение за подходящ обхват и да се свържете със сертифициращите органи, когато е необходимо, за да осигурите гладък процес на сертифициране на по-късен етап в проекта. На този етап работим чрез имейли, телефонни разговори или видеоконференции в зависимост от сложността на обхвата.
След като имаме по-добра представа за обхвата, ще изберем подходящите хора за вашия проект за внедряване, на база знание и опит в съответната индустрия.
След като сме определили обхвата, разработваме предложение, което ще включва очакваните резултати и съответните разходи. При одобрение от ваша страна, преминаваме към подписване на договор.
Преди да пристъпим към работата, е важно да се осигури подкрепата на мениджмънта при внедряване на система за управление, тъй като това често определя темпото на проекта.
Въпреки че ръководството може да не прилага директно стандарта в бизнеса, те трябва да определят стратегията, да назначават и дават права на правилните хора в бизнеса и да отделят необходимите ресурси за успеха на проекта.
Първата среща ще обхване запознанство с екипа и ще потвърди обхвата на вашата система за управление. Също така ще ви преведем през плана на проекта и ще отделим време за по-добро опознаване на вашата организация.
Извършваме обстоен преглед на внедрената документация на вътрешните регламенти и оценка за съответствие с изискванията на приложимия стандарт.
Извършваме обучение на вашия екип относно изискванията на стандарта и подхода за внедряване на системата за управление.
При набелязани пропуски и слаби места, екипът ни изготвя план за действие за отстраняването им.
Съобразно плана за действие се разработва проект на документацията на системата за управление с обхват, структура и съдържание в зависимост от спецификата на конкретния стандарт и бизнес процесите на организацията. Пакета документи на системата се съгласува и приема от организацията. Провежда се практическо обучение на служителите на организацията и се пристъпва към поетапно внедряване на системата. Създават се изискуемите от стандарта и одобрената система записи (планове, дневници, регистри, оценка на риска и т.н.)
Съдействаме за набелязване и прилагане на последващи действия в зависимост от заключението на сертифициращата организация.
Успешното сертифициране е само началото. В SUIS разполагаме с доказани решения, които да ви помогнат да поддържате вашата система за управление в дългосрочен план. Свържете се с нас, за да обсъдим възможностите.
